Wohnungsübergabe – warum das Schlüsselprotokoll so wichtig ist

Warum die Anzahl der Schlüssel so wichtig ist

Beim Auszug wird verglichen, was übergeben und was zurückgegeben wurde. Fehlt ein Schlüssel, stellt sich die Frage nach Ersatz, und bei einer Schließanlage kann daraus eine erhebliche Forderung entstehen.

Die Grundlage dieser Rechnung ist das Protokoll vom Einzug. Steht dort eine Zahl, die niemand geprüft hat, wird sie beim Auszug trotzdem herangezogen. Deshalb lohnt es sich, beim Einzug nachzuzählen, statt einfach zu unterschreiben.

Das gilt in beide Richtungen. Auch als Vermieter haben Sie ein Interesse an einer belastbaren Zahl, denn ohne sie lässt sich später nicht begründen, warum ein bestimmter Ersatz nötig geworden ist.

Nehmen Sie sich für diesen Teil der Übergabe bewusst Zeit. Er dauert zwei Minuten und ist der einzige Punkt des Protokolls, der sich später nicht mehr durch Fotos oder Zeugen ersetzen lässt.

Das gehört in ein belastbares Schlüsselprotokoll

• Anzahl je Schlüsselart, getrennt nach Wohnung, Haus, Keller und Briefkasten
• Kennzeichnung oder Nummer, falls die Schlüssel geprägt sind
• Zustand, sichtbare Abnutzung oder Beschädigung ausdrücklich vermerkt
• Hinweis auf eine Schließanlage und wer Nachschlüssel bestellen darf
• Datum und beide Unterschriften, dazu ein Foto der ausgelegten Schlüssel

Was ins Protokoll gehört

Neben der reinen Anzahl gehören die Art der Schlüssel und ihre Zuordnung hinein. Wohnungstür, Haustür, Keller, Briefkasten, Garage und Waschküche sind getrennt aufzuführen, weil sie unterschiedlich zu ersetzen sind.

Sinnvoll ist außerdem eine Aussage zum Zustand. Ein sichtbar abgenutzter Schlüssel, der beim Auszug bricht, ist sonst schnell Ihr Problem, obwohl er schon bei der Übernahme in diesem Zustand war.

Halten Sie zusätzlich fest, ob eine Sicherungskarte übergeben wurde und ob Schlüssel bei Dritten liegen, etwa bei einer Hausverwaltung oder einem Hausmeister. Auch das gehört zum Bild.

Fotos als Ergänzung

Ein Foto der ausgelegten Schlüssel mit dem Protokoll daneben dauert zehn Sekunden und beantwortet später jede Frage nach Anzahl und Zustand. Speichern Sie es zusammen mit dem Vertrag.

Der Zylinderwechsel nach dem Einzug

Beim Einzug in eine gebrauchte Wohnung weiß niemand mit Sicherheit, wie viele Schlüssel im Lauf der Jahre gefertigt wurden. Vormieter, Handwerker, Angehörige und Nachbarn haben möglicherweise noch Exemplare.

Ein Wechsel des Wohnungszylinders löst das vollständig und ist der günstigste Moment dafür, weil ohnehin gerade nichts eingerichtet ist. Wichtig ist, den alten Zylinder aufzubewahren und beim Auszug wieder einzusetzen.

Den alten Zylinder aufheben

Bewahren Sie den ausgebauten Originalzylinder samt Schlüsseln gut verpackt auf. Beim Auszug wird er wieder eingebaut, und die Wohnung ist im ursprünglichen Zustand. Das erspart jede Diskussion.

Wenn eine Schließanlage im Spiel ist

In größeren Wohnanlagen gehört der Wohnungsschlüssel oft zu einer Anlage und öffnet zusätzlich Haustür, Keller und Nebenräume. Das ist bequem und macht jeden Verlust folgenreicher.

Klären Sie deshalb beim Einzug, ob eine Anlage vorliegt und wie die Nachbestellung geregelt ist. Ein eigenmächtiger Zylinderwechsel an der Wohnungstür kann in solchen Fällen problematisch sein, weil er die Struktur der Anlage durchbricht.

Verlust während der Mietzeit

Geht ein Schlüssel verloren, gilt dieselbe Regel wie beim Einzug. Melden Sie es schriftlich und zeitnah, auch wenn es unangenehm ist. Wer wartet und hofft, steht bei einer späteren Diskussion deutlich schlechter da.

Prüfen Sie parallel Ihre Haftpflichtversicherung. Viele Verträge decken Schlüsselverluste einschließlich der Kosten für Schließanlagen ab, aber längst nicht alle, und die Deckungssummen unterscheiden sich erheblich.

Der Auszug und die Rückgabe

Zählen Sie beim Auszug alle Schlüssel gemeinsam durch und lassen Sie die Rückgabe im Protokoll bestätigen. Eine formlose Übergabe an der Tür ohne Unterschrift ist genau die Situation, aus der später Streit entsteht.

Denken Sie an Schlüssel, die nicht bei Ihnen liegen. Bei Nachbarn, Angehörigen oder der Reinigungskraft hinterlegte Exemplare sind schnell vergessen und tauchen dann in der Aufstellung als fehlend auf.

Nachschlüssel deklarieren

Haben Sie während der Mietzeit Nachschlüssel anfertigen lassen, geben Sie diese mit zurück und lassen Sie das ausdrücklich vermerken. Sonst steht im Protokoll eine höhere Zahl als vereinbart, und das wirft Fragen auf, die niemand braucht.

Die Rückgabe bestätigen lassen

Lassen Sie sich die vollständige Rückgabe schriftlich bestätigen, auch wenn das Verhältnis gut ist. Verwaltungen wechseln, Personen wechseln, und nach einem Jahr erinnert sich niemand mehr an ein Gespräch im Treppenhaus.

Übergaben bei Eigentum

Beim Kauf einer Immobilie gilt dasselbe in verschärfter Form. Hier gibt es keine Verwaltung, die den Überblick hat, und die Zahl der über die Jahre entstandenen Schlüssel ist oft völlig unbekannt.

Ein Wechsel aller Außenzylinder direkt nach der Übergabe ist deshalb üblich und sinnvoll. Es ist die eine Investition, die Sie ohne Beratung und ohne Abwägung einfach machen können.

Denken Sie dabei an alle Zugänge, also auch Kellertür, Garage, Nebeneingang und Gartentor. Es kommt regelmäßig vor, dass die Haustür getauscht wird und die Nebentür mit dem alten Schlüssel weiterläuft.

Möblierte Vermietung und kurze Mietzeiten

Bei häufig wechselnden Nutzern lohnt ein System, das den Wechsel einfach macht. Das kann ein elektronischer Zylinder sein oder ein mechanischer, dessen Schließung sich mit einem Codeschlüssel umstellen lässt.

Der Aufwand pro Wechsel sinkt damit erheblich, und die Frage nach nicht zurückgegebenen Schlüsseln verliert ihren Schrecken, weil eine alte Berechtigung schlicht nicht mehr funktioniert.

Wichtig ist auch hier die Dokumentation. Selbst wenn ein Wechsel technisch in Sekunden erledigt ist, gehört festgehalten, wann er stattgefunden hat und wer ab wann Zugang hatte.